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Einen Eigenbeleg mit einer Vorlage ausstellen

Eigenbeleg

Mithilfe der kostenfreien Eigenbeleg Vorlage werden Sie im Handumdrehen Ihren eigenen Ausgabennachweis erstellen. Die Eigenbeleg Pdf steht als Microsoft Word-Formular bereit & kann nach dem Downloaden gleich ausgefüllt werden. Die Mustervorlage können Sie sowohl per Hand als auch am PC fertigstellen.

Sie haben keinen Originalbeleg mehr oder haben keinen Beleg bekommen? Keine Sorge Meister! Kreieren Sie schnell, simpel sowie kostenfrei einen eigenen Beleg für eine lückenlose Rechnungsführung.

Auf geht’s.

Eine Eigenbeleg Vorlage exakt erstellen

Im Steuerbereich gilt der Lehrsatz „Keinerlei Buchung ohne Ausgabennachweis“. Sofern eine Rechnung über eine Betriebsausgabe nicht mehr auffindbar, untauglich oder aber einfach nicht vorhanden ist, kann ein Ersatzbeleg eigenhändig erstellt werden. Die Sache muss sich dabei immer um eine geschäftliche Ausgabe handeln, damit ihre Aufwendung von den Finanzbehörden auch akzeptiert wird.

Wesentlich bei dem selber erstellten Beleg ist die Auflistung aller relevanten Daten über die geschäftliche Aufwendung, so wie selbige typischerweise auch auf dem Originalnachweis vorhanden wären. Ihr Eigenbeleg sollte daher plausibel sowie von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg sind deswegen immerzu der vollständige Name sowie die Anschrift des Empfängers, der Anlass für die Ausgabe, der Gesamtbetrag, der genaue Grund für das Ausstellen des Ersatzbelegs, das Datum der Zahlung und die Unterzeichnung des Zahlungsempfängers aufzuführen.

Hierbei sollte ein Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Zu viele & zu oft erstellte Ersatzbelege wirken bei einer genauen Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.

Ein Ersatzbeleg für fehlende Originalquittungen

Besteht für eine geschäftliche Ausgabe kein Rechnungsnachweis und ist die nachträgliche Beschaffung der Nebenbelege oder auch einer Durchschrift ihrer Quittung nicht denkbar oder zu mühsam, so darf der Geschäftsmann oder der Angestellter einen Ersatzbeleg ausstellen. Auf diesem notiert er die nötigsten Infos zum Geschäftlichen Vorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Grundlage für die Korrekte Verbuchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen unterstützen das Ausstellen dieser Eigenbelege. Die Kosten sollten naturgemäß geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Mehrwertsteuer kann der Unternehmensinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, sofern dieser den geschäftlichen Vorgang lediglich mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Andererseits zählt dann auch der gesamte Bruttobetrag als Betriebsausgabe.

Neben den Vorfällen, in denen ihr Eigenbeleg den originalen Beleg ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Erstellung von eigenen Belegen gar keine Alternative gibt, beispielsweise im Falle von privaten Entnahmen & -Einlagen von Geld oder auch Sachwerten. Kostenlose Vorlagen und Muster assistieren beim Erstellen von Eigenbelegen. Unter anderem bieten wir ein Tool für diesen Vorgang an, das ebenfalls umsonst bereit steht.

Eigenbeleg nur für Kleinbeträge ausstellen

Eigenbelege für kleine Beträge bis zu 150 EUR im Gesamten sind generell unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Dies gelte gerade für Zahlungen, die über ein Konto geführt wurden. Nämlich existiere somit ein Bankauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigenbelege für Barzahlungen sollte der Zahlende um zusätzliche Nachweise ergänzen, sofern er diese weiteren Belege hat.

Fehlt bspw. eine Portoquittung, kann eine Replika des Briefes die Kosten nachweisen. Einige Kleinbeträge lassen sich eh alleinig via Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Selbstständiger nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.

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